Natječaj za radno mjesto u HGZ-u

Tajnik/ica – osobni asistent/ica (1 izvršitelj/ica, puno radno vrijeme, mjesto rada Zagreb) s početkom rada u lipnju 2026. godine.

Hrvatski glazbeni zavod traži iznimne talente za ključne pozicije koji će biti odgovorni za uspješnu operativnu provedbu HGZ-ove poslovne strategije, uspješno funkcioniranje institucije nakon završetka cjelovite obnove zgrade u Gundulićevoj ulici, suradnju s relevantnim dionicima i partnerima, te rukovoditi operativnim timovima.

Hrvatski glazbeni zavod raspisuje natječaj za radno mjesto Tajnik/ica – osobni asistent/ica (1 izvršitelj/ica, puno radno vrijeme, mjesto rada Zagreb) s početkom rada u lipnju 2026. godine.

Opis posla: 

Tražimo profesionalnu, diskretnu i visokokvalificiranu osobu za vođenje središnjeg ureda HGZ-a te pružanje izravne administrativne i organizacijske podrške Ravnateljstvu, Nadzornom odboru, Predsjednici i drugim tijelima upravljanja. Radno mjesto podrazumijeva upravljanje ključnim komunikacijskim kanalima institucije, visoku razinu koordinacije unutar ureda te reprezentativno predstavljanje Zavoda prema vanjskim partnerima i javnosti. Tajnik/ica – osobni asistent/ica središnja je točka operativne podrške koja osigurava besprijekorno funkcioniranje uprave i protokola.

Odgovornosti: 

1. Uredsko poslovanje i administracija:

• Vođenje središnjeg ureda HGZ-a, upravljanje urudžbenim zapisnikom te osiguravanje urednog protoka službene pošte i dokumentacije.
• Zaprimanje i usmjeravanje telefonskih poziva i elektroničke pošte, osiguravajući pravovremenu povratnu informaciju.
• Upravljanje nabavom uredskog materijala, opreme i potrepština za potrebe ureda i uprave.
• Arhiviranje službene dokumentacije te održavanje fizičke i digitalne baze podataka.

2. Podrška tijelima upravljanja:

• Poslovni osobnog asistenta Uprave, te odgovornost za radne zadatke delegirane od predsjednice i poslovnog direktora.
• Organiziranje sastanaka, po potrebi vođenje zapisnika te izrađivanje službenih dopisa, rješenja i odluka.
• Koordiniranje i organiziranje poslovnih putovanja, smještaj i logistike, te izrada interne dokumentacije vezane uz putovanja.
• Sastavljanje službene korespondencije na hrvatskom i engleskom jeziku uz visoku razinu pismenosti.
• Produkcija i kontrola poslovne interne dokumentacije, u suradnji s Voditeljicom poslovanja.

3. Podrška programskim aktivnostima:

• Djeluje kao prva točka kontakta za vanjske partnere, institucije i građanstvo, pružajući relevantne informacije o radu Zavoda.
• Provođenje protokolarnog dočeka gostiju i partnera uz poštivanje najviših standarda poslovnog bontona.
• Suradnja s ostalim odjelima (marketing, produkcija, financije) u provedbi raznih administrativnih zadataka.

Uvjeti:

• VŠS/VSS.
• Najmanje 5 godina relevantnog radnog iskustva na poslovima tajnice uprave, osobnog asistenta ili voditelja ureda.
• Izvrsno vladanje engleskim jezikom u govoru i pismu (iskustvo u poslovnoj korespondenciji).
• Napredno korištenje MS Office paketa (posebno Word, Excel i PowerPoint).

Vještine:

• Visoka razina poslovne komunikacije, diskrecije i poznavanje poslovnog bontona.
• Iznimne organizacijske sposobnosti i vještina upravljanja prioritetima u dinamičnom okruženju.
• Pedantnost u vođenju službene dokumentacije i pripremi zapisnika.
• Ljubaznost, pouzdanost i reprezentativnost u radu s ljudima.

Što nudimo:

• Ugovor o radu na neodređeno (uz probni rok od 6 mjeseci).
• Konkurentnu plaću u rangu vodećih gradskih kulturnih ustanova, razmjerno iskustvu i kvalifikacijama.
• Mogućnost profesionalnog razvoja i rada u prestižnoj instituciji s međunarodnim značajem.
• Rad u inspirativnom i kreativnom okruženju povijesne koncertne dvorane u samom centru Zagreba.
• Priliku da svojim radom izravno doprinesete novoj eri poslovanja najstarije glazbene institucije u Hrvatskoj.

Rok za prijavu: 

Zainteresirani kandidati trebaju poslati sljedeće dokumente u PDF formatu:

1. Životopis s detaljnim pregledom dosadašnjeg profesionalnog iskustva i dokazima ispunjavanja zahtjeva Natječaja.
2. Motivacijsko pismo (do jedne stranice) s osvrtom na iskustvo u podršci upravi;
3. Dokaz o odgovarajućem stupnju stručne spreme (preslika diplome).
4. Uvjerenje da se protiv kandidata ne vodi kazneni postupak, ne starije od 15 dana.

Prijave šaljite elektronički na karijere@hgz.hr s predmetom „Natječaj – Tajnica / osobni asistent”, najkasnije do 5. lipnja 2026. godine.

Samo kandidati koji uđu u uži izbor bit će kontaktirani. HGZ pridržava pravo ne odabrati nijednog kandidata.